Уважаемые студенты!
Принимая во внимание увеличение объема деловой переписки, институт психологии и филологический факультет подготовили для вас короткое сообщение, которое, на наш взгляд, поможет придерживаться некоторых общепринятых правил.
О правилах деловой переписки
Отправляя письмо по электронной почте, обязательно укажите тему письма. Тема письма должна четко отражать суть обращения.
Например, Вы обращаетесь к преподавателю для уточнения по заданию к семинару.
Тема письма: вопрос по заданию, Социальная психология, БПс-21.
Придерживайтесь правила: одно письмо - одна цель.
Обращайте внимание на необходимость указания дисциплины и академической группы в переписке с преподавателем. Имейте в виду, что получатель письма может переписываться со многими группами и ему важна определенность в этом вопросе.
Письмо должно:
- В начале содержать приветствие и обращение. Например, «Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день / Добрый вечер + уважаем(ый/ая) + И.О.». Слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.») – таковы правила делового этикета.
-
Ответное письмо также содержит приветствие и обращение. Если переписка уже идет, но это первое письмо с утра, приветствие и обращение нужны. В случае, если это не первое обращение в течение дня данному адресату, если диалог продолжается, то допустимо обходиться без приветствий, а отвечать сразу по делу.
- Содержание письма должно быть лаконичным.
-
В случае, если надо передать объемную информацию, лучше поместить ее в отдельный файл и послать приложением. Следует учитывать, что письмо не должно содержать только вложение (файл).
- Придерживайтесь корректного, делового тона.
- Подбирайте лексику, грамотно формулируйте мысли, избегайте неточностей и двусмысленных фраз. Письмо должно быть понятным. Для этого соблюдайте грамматические, стилистические нормы литературного русского языка.
- Четко формулируйте вопросы.
- Заканчивать письмо принято словами благодарности за сотрудничество. В конце письма присутствует формула вежливости и подпись. Например, «С уважением, ФИО».
- Обращение на «ты» в официальной переписке недопустимо, даже если вы поддерживаете с корреспондентом дружеские отношения. К преподавателю следует обращаться на Вы с прописной буквы.
- В письме обязательно указывается дата.
- Учитывайте время обращения. У преподавателей, кроме рабочего, есть личное время, для отдыха.
Выкладываем готовые задания в ЭИОС
Ряд преподавателей четко обозначают требования к названию файлов. Если этого не произошло, понять логику, удобную преподавателю, можно из названия созданной папки.
Например, папка для выкладки заданий называется: «Семинар1».
Выложенные файлы называем:
«ФИО студента к семинару 1».
Папка называется датой «16.04».
Выложенные файлы называем:
«ФИО студента к 16.04».
Требования к оформлению: помните о необходимости использовать принятый шрифт, интервал, отступ в абзаце, выравнивание по ширине для текста (не считая заголовков).
